Organización: (Tecla de acceso directo Ctrl+O)
Este apartado se considera la columna vertebral del Programa, ya que aquí es donde se dan de alta los registros más importantes para que el sistema pueda trabajar según la institución educativa.
Para acceder a un menú en particular se deberá presionar Ctrl + la letra indicada.
El Programa contempla ya de forma predeterminada las claves de registro de algunas áreas académicas tales como Maternal (1000), Preescolar (2000), Primaria (3000), Secundaria (4000), Preparatoria y/o Bachillerato (5000), Carreras Técnicas (6000), Profesional, Licenciaturas e Ingenierías (7000), Postgrados y Maestrías (8000), las claves para dar de alta cada área académica son valores alfa numéricos, esto NO significa que sean absolutos, éstos valores alfa numéricos pueden ser borrados y/o personalizados según lo requiera la institución educativa.
Recomendamos seguir las claves de registros tal cual están en el caso de que la institución educativa imparta estas áreas académicas ya que han probado ser la forma más útil y funcional en cuanto a su organización, presentación y visualización.
Si la institución educativa lo requiere, se podrán personalizar y agregar nuevas claves y nuevos registros académicos a los niveles de enseñanza que requiera la institución educativa, tantos como le sean necesarios, los registros existentes podrán ser personalizados, cambiándole el nombre o título descriptivo y sus parámetros, pero la clave en sí, no se puede modificar.
NOTA IMPORTANTE: Las claves de los registros existentes NO se pueden modificar, el contenido SÍ.
Antes de empezar a trabajar con la plataforma en sí, se deberán tener el o los ciclos académicos con los que se va a trabajar (ir al módulo Parámetros), deberán estar bien configurados y se recomienda crear un ciclo posterior o adelantado al ciclo con el que se vaya a trabajar para el caso de inscripciones a ciclos futuros, una vez teniendo esto, se deberán dejar establecidas las claves en el módulo de Organización, donde se deberán dar de alta las áreas académicas, las materias, los grupos y servicios que formarán parte de la institución educativa y así como sus niveles académicos, ya que de agregar y/o cambiar registros, materias, grados por ejemplo ya comenzado el ciclo escolar podría causar confusión en usuarios no experimentados.
En el caso de las áreas académicas, materias y servicios que no se vayan a utilizar en algún ciclo académico, recomendamos borrarlas y darlas de alta cuando sea necesario.
NOTA IMPORTANTE: Para dar de alta algún nuevo registro en este módulo y todos los módulos a largo de todo el sistema, se debe dar clic con el botón derecho del ratón sobre el área más grande de la pantalla y presionar la opción Nuevo Registro o bien presionando directamente la tecla F2. Tal como se muestra en el Módulo Organización.
Una vez que se genera uno o varios registros o se modifican o se eliminan, SIEMPRE después de cualquiera de las acciones anteriores, SE DEBERÁ PRESIONAR LA TECLA F5, esta tecla grabará en la Base de Datos y actualizará con la nueva información en el momento.
Para activar estas funciones se podrá dar clic directamente a la tecla que corresponde o bien abrir el menú en la barra de herramientas como lo muestra la siguiente imagen, Edición.
Se de alta un Nuevo Registros con F2.
Se modifica un Registro con F3.
Se eliminar un Registro con F4.
Se graba y actualiza la información capturada con F5.
Se muestra la Barra de Tareas o Herramienta Vertical con F6.
Sirve para activar y desactivar la Barra de Estado (información en la parte inferior) F7.
Sirve para activar y desactivar la Barra de Tareas (herramienta vertical) F8.
Las opciones de Regenerar Pagos y Agregar Documentos, son funciones exclusivas del módulo Caja.
Existen comandos y acciones de la plataforma que requieren del uso de toda la pantalla como se muestran en los dos ejemplos a continuación y para mostrar de nuevo la Barra de Tareas o Herramienta Vertical se deberá presionar la tecla F6.
Pantalla completa en el módulo Organización.
Pantalla completa al dar Vista Previa en uno de los reportes en el módulo de Caja.
La Herramienta Vertical o Barra de Tareas se activa siempre con F6.
A continuación se muestra cómo se dan de alta las áreas académicas en Organización.
Áreas Académicas; Son los registros que integran todo lo relacionado a los niveles de estudios por grado escolar, contemplado como los primeros registros o claves de esas áreas académicas los grupos, tal como se puede ver en la siguiente imagen, (Grupo A, Grupo B, Grupo C, etc.) seguido de las materias que se impartirán, así como las posibles submaterias que califican a una materia (de ser el caso). También aquí se registran los servicios que pertenecen a cada área académica, éstos pueden tener un valor económico o no.
Al dar clic en la tecla F2 en el módulo Organización se abrirá la siguiente ventana para empezar a dar de alta los registros de las áreas académicas.
Estas son las claves asignadas a las Áreas Académicas (ver ejemplo de primero de primaria).
1000 Maternal
2000 Preescolar / Kindergarten
3000 Primaria (ejemplo; 16 materias conforman el 100% de todas las materias que se imparten en esta área académica pero sólo 10 son las materias oficiales que se van a promediar en su conjunto, (de éstas, 4 materias pertenecen a la categoría “A Formación Académica”, 3 materias pertenecen a la categoría “B Desarrollo Personal y Social”, 3 materias pertenecen a la categoría “C Autonomía Curricular”). Las 10 materias oficiales son pertenecientes a la Subcategoría SEP (Secretaría de Educación Pública), por eso se marcan en la casilla que corresponde en Organización como materias oficiales.
Las Categorías sirven para segmentar un grupo de materias bajo un concepto determinado, y también nos sirven para dar orden en la forma en que se presentarán en todos los reportes que tengan que ver con las materias, es por eso que el nombre de la Categoría se le antepone una letra A, B, C, D,… de esta forma se ordenaran alfabéticamente.
El total de materias a evaluar de forma oficial se le debe dar un valor porcentual y en este caso como son 10 materias, su porcentaje será de 10% cada una, (se puede personalizar e incrementar el porcentaje en alguna materia si así se requiere, pero NO deberá sobrepasar en la suma el total de un 100%. Los grupos están clasificados de forma tradicional, Grupo A, Grupo B, Grupo C, etc.. Las Materias deberán llevar una letra en el tercer campo de la calve para separarlas según su categoría (recomendamos usar las letras a partir de la letra M hasta la X. Las primeras letras del abecedario estarán reservadas para asignar los Grupos, A, B, C, D, E, F, hasta la letra N. las letras Y y Z estarán reservadas para los conceptos de cobro y Servicios en cada área académica.
Se da de alta un Nuevo Registro con F2.
3 1 A 0 Primero de Primaria Grupo A
3 1 B 0 Primero de Primaria Grupo B
3 1 C 0 Primero de Primaria Grupo C
Etc..
3 1 S01 0 Lengua Materna (esta materia es el 10% del total) materia 1
3 1 S02 0 Lengua Extranjera Inglés (esta materia es el 10% del total) materia 2
3 1 S03 0 Matemáticas (esta materia es el 10% del total) materia 3
3 1 S04 0 Conocimiento del Medio (esta materia es el 10% del total) materia 4
3 1 T01 0 Artes (Música) (esta materia es el 10% del total) materia 5
Ejemplo: en el caso de que Artes tuviera sub-materias, estas quedarían así.
3 1 T01 1GU Guitarra (esta sub-materia 1 es el 50% de Artes)
3 1 T01 2FL Flauta (esta sub-materia 2 es el 50% de Artes)
3 1 T02 0 Educación Socioemocional (esta materia es el 10% del total) materia 6
Etc.. (y así con las demás materias. etc.)
3 1 ZCO 0 Colegiatura 1 de Primaria (este es un servicio con costo $) servicio 1
3 1 ZIN 0 Inscripción 1 de Primaria (este es un servicio con costo $) servicio 2
En los cuatro cuadros para asignar las claves, se tendrán 3 letras o números por cada cuadro.
Administración; Esta es la pestaña de la ventana Área, donde se dan de alta los registros pertenecientes al organigrama de la institución educativa, la forma de dar de alta estos registros es la misma como se dan de alta las áreas académicas como los grupos, materias y servicios, con la variante de que en esta pestaña de Administración se deberá considerar que posiciones presentes o futuras pueda tener la institución.
Aquí sólo se darán de alta las posiciones, en el módulo de Empleados, se asigna la posición que tendrá la persona o el empleado.
Se pueden usar los registros previamente cargados en la Base de Datos y sólo personalizarlos con un nombre diferente si se prefiere, así como agregar más posiciones y registros, tantos como se requieran.
Aulas; Esta es la pestaña donde se dan de alta los registros pertenecientes a los planteles, salones y todo lo relacionado a los espacios físicos con los que cuenta la institución, la forma de dar de alta éstos registros es la misma como se dan de alta las áreas académicas, grupos, materias y servicios, con la variante de que sólo se le asignan los parámetros y/o claves que los deben de distinguir, como sería el nombre del plantel, el edificio, el nombre del salón de clases, así como los patios, los espacios deportivos culturales y especiales que sirven para la impartición de materias, cursos o actividades escolares, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Se pueden usar los registros previamente cargados en la Base de Datos y sólo personalizarlos con un nombre diferente si se prefiere, así como agregar más posiciones y registros, tantos como se requieran.
